Kalite Kayıtları

Bilgi

İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Doküman Yönetimi Modülünde Kalite Kayıtları Kullanıcı Yardım Dokümanı

1.Doküman Yönetimi Modülü

Doküman yönetimi modülü, standartlara uygun olarak doküman yönetim sürecini sağlayan bir modüldür. Yönetim sistemleri dokümantasyonunun QDMS sistemi üzerinde onay sürecinden geçirilerek hazırlanmasını, kontrol edilmesini, onaylanmasını, revize edilmesini, yayınlanarak elektronik ortamda ilgili personellere dağıtılmasını, raporlanmasını ve tüm dokümantasyonun arşivlenmesini ve iptal sürecinin yürütülmesini sağlar. Personellerin yetkili oldukları klasörler/ dokümanlar kapsamında dokümanlara ulaşıp, dokümanlar üzerinde işlem yapmasına olanak sağlar.

1.1. Sistem Altyapı Tanımları/ Doküman İşlemleri

Sistem Altyapı Tanımları/ Doküman İşlemleri menüleri tüm doküman süreçlerinin altyapı tanımlarının yapıldığı kısımıdır.

1.2. Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri

Entegre Yönetim Sistemi/Doküman İşlemleri menüleri, tüm doküman süreçlerinin yönetilmesi, takip edilmesi ve raporlanması sağlayan kısımdır.

1.2.1.Kalite Kayıtları Tanımı

Firmaların formları bulunmaktadır. Örneğin Düzeltici Önleyici Faaliyet Formu, Aksiyon Planı, Eğitim Katılım Formu, Toplantı Tutanağı, Risk formu gibi farklı form çeşitleri vardır. Bunları sistemde klasör yapısında bu formların boş halini yani formaların tasarlanmış halini tutulmaktadır. Bu formların boş hali sistemde klasör içerisinde bulunmakta ihtiyaç durumunda doldurulmuş haline yönetim sistemlerine göre kalite kaydı denilmektedir. İlk etapta firmalarını en azından çok fazla kavramadıkları sistem yeni olduğu için oturmayan bir yapıdır. Ama daha sonra çok sık kullanılanın önemli özelliklerinden biri olmuştur. İlgili form Kalite Kayıtları İşleri menüsü tıklanarak açıldıktan sonra menüden boş form indirilip bilgiler doldurulduktan sonra geri yüklenebilir.

Örneğin bir üretimde her vardiyada bir fırına ait ölçümlerin yapılması gerekiyorsa ölçümle ilgili istenen bilgilerin boş formunu Qdms’e yükleyip kalite kaydı olarak işaretleyebilirsiniz sonrasında Vardiya amiri kendi vardiyasında kalite kaydı işlemeleri ekranına gelip yeni butonuna basarak boş formu indirip içini ölçüm bilgileri ile doldurup geri yükleyebilir. Daha sonra 2.vardiya gelip yine aynı işlemleri yapabilir. Kısacası kalite kaydı sistemden boş formun indirilip dolu hallerinin sisteme yüklenerek saklanmasıdır. Qdms’e sistemine aktarılan formlar doldurularak kullanım amacına göre kalite kaydına dönüşebilmektedirler. Kalite kaydı menüsünde boş form doldurularak, paylaşılmakta ve kayıt olarak sistemde saklanmaktadır.

1.2.2. Kalite Kaydının Sistemde Yükleneceği Klasör Tanımlama

Kalite Kaydı İşlemleri menüsünde boş form doldurularak, paylaşılmakta ve kayıt olarak sistemde klasörler içinde saklanmaktadır. Kalite kayıtları işlemleri menüsünde boş form olarak kullanılan formun sisteme yüklemek için ilk olarak kalite kaydı işlemlerindeki formun bulunacağı klasörü tanımlamak gerekmektir. Klasör tanımlamak için Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri/ Klasör Tanımlama menüsü tıklanılır.

(Yeni) butonuna tıklanarak, Klasör Tanımlama/ Yeni Kayıt ekranı açılarak Kalite Kaydı formunun sistemde yükleneceği klasör tanımlanır. Açılan ekranda Klasör bilgileri sekmesinde klasör ilgili temel bilgiler girilir.

Klasör ayarları sekmesinde ekranda eğer bu klasörün içine sadece form dokümanları atanacaksa Form klasörü ilgili check box işaretlenir. Bu check box işaretlendiği takdirde form klasöründeki ilgili formlar kalite kaydı işlemlerinde de kullanılır.

Bütün sekmelerdeki alanlar doldurulduktan sonra, ilk sekme olan Klasör Bilgileri sekmesine gelinerek (kaydet) butonu ile klasör tanımlama kayıt işlemi tamamlanır

Kalite kaydının formu doldurmak için boş halinin sisteme yükleme işleme yapacağımız klasörün tanımlama işlemi yapıldıktan sonra Kalite Kaydı formunu sistem yükleme işlemi yapılmaktadır. Kalite Kaydı formunun sisteme yükleme işlemi birkaç yöntemle ile Qdms’te yapılmaktadır. Bu yöntemler Doküman Hazırlama ve Doküman Sisteme Aktarım menülerinde yapılmaktadır. Aşağıdaki Kalite Kaydın formunun boş halinin sisteme yükleme işlemi bu menülerin yardımıyla yapılacaktır.

1.2.2.Kalite Kaydının Doküman Hazırlama Menüsü ile Sisteme Aktarımı

Doküman Hazırlama menüsü ile Kalite Kaydını kontrollü-onaylı bir şekilde sisteme aktarma işlemi yapılır. Onaylı bir şekilde aktarmak için Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri/ Doküman Hazırlama menüsü tıklanılır. Yeni bir doküman hazırlamak için “Doküman Hazırlama” menüsü açılır. Klasör ağaç yapısından doküman hazırlanmak istenilen klasör seçilir ve (İleri) butonuna tıklanır.

Doküman Bilgileri sekmesinde, kalite kaydına ait temel bilgiler tanımlanır.

Diğer Bilgiler sekmesinde Doküman Türü seçili seçilir. Eğer üzerinde işlem yapılan bir dokümansa “Form”, prosedür-talimat gibi dokümanlar ise “Doküman” seçeneği işaretlenir. “Form” seçildiğinde “Kullanım Şekli” olarak “Kalite Kaydı, Hazır Form, Doküman Şablonu ve Matbu Form” seçeneklerinden uygun olan seçilir. Sistemde kalite kaydı olarak işlem yapılacağı için doküman türü alanı Form olarak ve Kullanım Şekli alanında kalite kaydı seçeneği ile ilgili check box’lar işaretlenir.

Doküman sekmesinde, sisteme yüklenecek olan Kalite Kaydı formu , Doküman Dosyası Yükleme (Türkçe) alanında bulunan (dosya ekle butonu) ile seçilir ve yükleme işlemi gerçekleştirilir. Kalite Kaydı Formu mevcut dillerdeki versiyonları dil açıklamalarından yüklenebilir. Yüklenen Kalite Kaydı Formu (dosya görüntüle) butonu ile istenirse görüntülenebilir.

Dokümanı yüklendiğinde “dosya başarıyla aktarılmıştır” bilgisi alınmaktadır.

Kalite Kaydı formu yükleme işleminden sonra henüz hazırlama işlemi tamamlanmadıysa, doküman bilgileri sekmesinden kaydet butonuyla doküman taslağa dönüştürülerek saklanabilir. Taslak doküman, hazırlayıcının “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Saklanan Dokümanlar” olarak görüntülenmektedir.

Doküman ilgili bütün hazırlık işlemleri tamamlandıktan sonra Doküman Bilgileri sayfasındaki Gönder butonu ile doküman onay süreci başlatılır. Eğer görüş isteniyorsa hazırlanan doküman görüşe gidecektir. Eğer görüş kullanılmayacaksa (görüş matrisi tanımlı olmayan süreçlerde), süreç kontrol onayıyla devam eder. Eğer kontrolcü tanımlanmışsa önce kontrol onayına gider, kontrolcü tanımlı değilse onay matrisinde tanımlı kişilerin onayına gider.

Kontrol Süreci;

Kontrole gönderilen doküman, kontrolcünün “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Kontrol Bekleyen Dokümanlar” listesi altında görüntülenir. Doküman koduna tıklanarak ilgili doküman bilgileri açılır.

Kontrol eden kişi tıpkı doküman hazırlayan gibidir. Gerekli gördüğü durumlarda, doküman üzerinde her türlü değişikliği yapıp, dokümanı reddetmeden yeniden yükleyip, süreci devam ettirebilir. Hem hazırlanan doküman üzerinden, hem de hazırlama aşamasındaki doküman bilgileri/ yetki matrisi/ dağıtım matrisi/ onay matrisi gibi açılan her sekmede değişiklik yapabilir.

Doküman kulakçığında (dosya görüntüle) butonuna tıklanarak doküman görüntülenir. (Reddet) butonu ile doküman kontrolcü tarafından reddedilip, dokümanı hazırlayan kişiye geri gönderilir. Reddetme aşamasında dokümanın red nedeninin girilmesi zorunludur. Dokümanda herhangi bir problem yoksa (onayla) butonuna tıklanarak, doküman onay matrisindeki sıralamaya göre, onaya gönderilir.

Onay Süreci

Onaya gönderilen doküman, onay matrisinde seviyelerine göre sırasıyla, onaycının“Bekleyen İşlerim” sayfasında “Onay Bekleyen Dokümanlar” listesi altında görüntülenir. Doküman koduna tıklanarak ilgili doküman bilgileri açılır.

Onaycı doküman bilgileri üzerinde değişiklik yapamaz. Bu aşamada sadece doküman görüntülenebilir ve onay/ red işlemi gerçekleştirilir

Onay sürecinde (butonu) ile ret nedeni girilerek doküman onayı reddedilir. Red durumunda mutlaka red nedeni bilgisinin girilmesi gerekmektedir. Onaylama sürecinde, onay matrisindeki sıraya göre son onaydan geçen doküman yayınlanarak dağıtım matrisinde olan kişilere dağıtılır ve kullanıma açılır. Dağıtım matrisindeki ilgili kişilere sistem tarafından mail gönderilir ve dokümana artık yetkili kişiler tarafından ulaşılabilir.

Yayınlanan doküman, dağıtım matrisinde bulunan yetkili kişilere okuma görevi olarak düşmektedir. Kişilerin “Bekleyen İşlerimde” sayfasında “Okunması Gereken Dokümanlar” olarak görüntülenir.

Kalite Kaydının sisteme onaylı bir şekilde Doküman Hazırlama menüsü yardımıyla aktarım işlemi gerçekleştirilmiştir. Sisteme aktarılan Kalite kaydının görüntülemek için Entegre Yönetim Sistemi >Doküman İşlemleri>Kalite Kayıtları>Kalite Kayıtları İşlemleri menüsü tıklanılır. Kalite Kayıtlarının içinde bulunan Klasörler Klasör ağaç yapısında listelenir. Kalite kaydının Doküman Hazırlama menüsü yardımıyla hangi klasör içerisinde yükleme işlemi yapıldıysa o klasör seçilerek Kalite kaydı görüntülenir.

1.2.3.Kalite Kaydını Doküman Sisteme Aktarım Yöntemi ile Aktarmak

Kalite Kaydının bu menü yardımıyla herhangi bir onay işlemi kullanmadan yani onay mekanizmalarının olmadan sisteme aktarılma işlemi gerçekleşecektir. Kalite kaydının sisteme aktarılma işlemi yapmak için Sistem Altyapı Tanımları/ Doküman İşlemleri/ Doküman Sisteme Aktarım menüsü tıklanılır.

Açılan ekranda dokümanın aktarılacağı klasör seçilir ve (İleri) butonuna tıklanır. Doküman bilgileri kısmında temel bilgiler girilir.

Diğer bilgiler kısmında dokümanın türü doküman ve form seçeneklerinde form olarak seçilir. Doküman türü form seçildikten sonra dokümanın bir kalite kaydı olarak sisteme yüklenmesi için form kullanım şekli olarak Kalite kaydı olarak ilgili check box işaretlenerek belirtilir.

Doküman detay bilgileri girilir ve yüklenecek doküman seçilir. Bu işlem, doküman hazırlama menüsündeki işlemlerle aynıdır.

Sisteme tüm bilgiler girildikten sonra “Doküman Dosyası Yükleme (Türkçe)” alanından “Dosya Ekle” butonu ile doküman içeriye aktarılır.

Doküman olan Kalite Kaydı formu yüklendiğinde “dosya başarıyla aktarılmıştır” bilgisi alınmaktadır.

Doküman bilgileri ekranındaki (Kaydet) butonu yardımıyla dokümanın yani Kalite Kaydı formunun sisteme aktarma işlemi tamamlanmış olur.

Doküman sisteme Aktarma işlemi ile sisteme yüklenen Kalite Kaydının görüntülenmesi için Entegre Yönetim Sistemi>Doküman İşlemleri>Kalite Kaydı>Kalite Kaydı İşlemleri menüsü tıklanılır. Açılan ekranda Klasör ağacı yapısında Kalite Kayıtların içerisinde bulunduğu klasörler listenilir. Doküman Sisteme aktarma işlemi ile Kalite kaydının içerisine aktarım yaptığımız klasörü klasör ağaçı listesinde seçilerek içerisindeki kalite kaydını görüntülenir.

1.2.4. Klasör Tanımlamada Onaysız/Kontrolsüz Seçeneği ile Doküman Hazırlama Menüsünde Kalite Kaydının Sisteme Aktarımı

Kalite Kaydının Klasör Tanımlama menüsünde Klasör Ayarları sekmesinde Onaysız/Kontrolsuz seçeneği işaretleyerek Dokuman hazırlama menüsü yardımıyla Onay mekanizması kullanılmadan sisteme aktarma işlemi gerçekleştirilir. Entegre Yönetim Sistemi>Doküman İşlemleri>Klasör Tanımlama menüsünde Kalite Kaydının aktaracağımız Klasör seçili iken (Değiştir) butonu tıklanır.

Klasör ayarları sekmesinde Onaysız/Kontrol seçeneği ilgili check box işaretlenerek Doküman Hazırlama Menüsünde Onaysız ve kontrol bir şekilde Kalite kaydının sisteme aktarılması işlemi gerçekleştirilir.

Klasör Tanımlama-Kayıt güncelleme ekranında klasör ile ilgili değişiklik yapıldıktan sonra (kaydet) butonu tıklanarak Klasör kayıt güncelleme işlemi gerçekleştirilir.

Entegre Yönetim Sistemi >Doküman İşlemleri>Doküman Hazırlama menüsü tıklanılır. Klasör ağaç yapısından doküman hazırlanmak istenilen klasör seçilir ve (İleri) butonuna tıklanır.

Doküman Bilgileri sekmesinde, dokümana ait temel bilgiler tanımlanır.

Diğer Bilgiler sekmesinde Doküman Türü alanında eğer üzerinde işlem yapılan bir dokümansa “Form”, prosedür-talimat gibi dokümanlar ise “Doküman” seçeneği işaretlenir. Form Kullanım “Form” seçildiğinde “Kullanım Şekli” olarak “Kalite Kaydı, Hazır Form, Doküman Şablonu ve Matbu Form” seçeneklerinden uygun olan seçilir. Sistemde Kalite Kaydı olarak işlem yapılacağından Form Kullanım şekli alanında Kalite Kaydı seçeneği ilgili check box işaretlenir

Doküman sekmesinde, sisteme yüklenecek olan Kalite Kaydı formu, Doküman Dosyası Yükleme (Türkçe) alanında bulunan (dosya ekle butonu) ile seçilir ve yükleme işlemi gerçekleştirilir. Dokümanın yani Kalite Kaydı formunun mevcut dillerdeki versiyonları dil açıklamalarından yüklenebilir. Yüklenen Kalite Kaydı Formu istenirse (dosya görüntüle) butonu ile görüntülenebilir.

Doküman olan Kalite Kaydı formu yüklendiğinde “dosya başarıyla aktarılmıştır” bilgisi alınmaktadır.

Doküman yükleme işleminden sonra henüz hazırlama işlemi tamamlanmadıysa, doküman bilgileri sekmesinden kaydet butonuyla doküman taslağa dönüştürülerek saklanabilir.

Taslak doküman, hazırlayıcının “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Saklanan Dokümanlar” olarak görüntülenmektedir.

Dokümanla ilgili bütün hazırlık işlemleri tamamlandıktan sonra Doküman Bilgileri sayfasındaki Gönder butonu ile Doküman onaysız/kontrolsüz bir şekilde sisteme aktarılır. Doküman Klasör ayarlarında Onaysız/Kontrolsüz seçeneği ile Kalite Kaydı Formunun sisteme yükleme işlemi Doküman Hazırlama mönüsünde bu şekilde yapılmıştır.

Doküman yayınlanıp kullanıma açıldıktan sonra kullanıcının “Bekleyen İşlerim” sayfasında “Okunması Gereken Dokümanlar listesi” olarak iş düşer

Yüklenen Kalite Kaydını Entegre yönetim Sistemi >Doküman İşlemlerinde>Kalite Kaydı>Kalite Kaydı işlemleri menüsünde Klasör ağacı yapısında içerisine yükleme yapılan klasör seçilerek görüntülenir.

1.2.5.Kalite Kayıtları

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri/ Kalite Kayıtları

1.2.5.1. Kalite Kaydı İşlemleri

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri/ Kalite Kayıtları/ Kalite Kaydı İşlemleri

Sisteme yüklenen Kalite Kaydı Formları Kalite kaydı işlemleri menüsünde boş form doldurularak, paylaşılmakta ve kayıt olarak sistemde saklanmaktadır. Bir formun kalite kayıtları menüsünde aktif olarak kullanılabilmesi için, boş formun QDMS sisteminde oluşturulduğu sırada, “Form” olarak işaretlenmiş ve kullanım şeklinin de “Kalite Kaydı” olarak seçilmiş olması gerekmektedir. Bu şartı sağlayan formlar ekranın sol bölümünde ilgili klasörler altında sıralanır.

Kayıt oluşturulacak form seçilerek, (Görüntüle) butonuna basılır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

:Yeni bir kalite kaydı oluşturulur.

: Listede seçili olan kalite kaydı güncellenir.

: Listede seçili olan kalite kaydı kopyalanır

: Listede seçili olan kalite kaydı silinir.

: Listede seçili olan kalite kaydı açılır.

: Kayıtlar ile ilgili arama yapılır.

Gelen ekranda (yeni) butonuna tıklanır ve forma ait detay bilgiler girilir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Önceki ekrana geri dönülür.

:Görüntüle butonu ile kalite kaydı formu bilgisayar indirilir.

:Dosya ekle butonu ile doldurulan kalite kaydı formu Qdms’e yüklenir.

: Kaydet butonu ile Kalite Kaydı oluşturulur

Açılan ekranda ilgili alanlar tanımlanır:

Form Kodu: Kalite kaydı formunun kodu bilgisinin sistem tarafından otomatik olarak verildiği alandır.

Form Adı: Kalite kaydı formunun adı bilgisinin sistem tarafından otomatik olarak verildiği alandır.

Form Kayıt No: Sistemde doldurulan Kalite kaydı formun yüklendikten sonra formun kayıt no bilgisi sistem tarafında otomatik verildiği alandır.

İşyeri: Kalite kaydı formun ait olduğu işyeri bilgisinin işyeri listesinde seçildiği alandır.

Revizyon No: Yeni hazırlanan Kalite kaydı formlar için revizyon numarası “0” olarak tanımlı geldiği alandır.

Konu: Kalite kaydı formunun konu bilgisinin otomatik olarak sistem tarafından verildiği alandır.

Açıklama: Kalite kaydı formunun varsa açıklama bilgisinin girildiği alandır.

İç Dağıtım: Kalite Kaydı formunun dolu halinin kullanıcı/Kullanıcı grubu mail olarak yayınlanmasına izin verildiği alandır.

İç Dağıtımda (Kullanıcı ekle ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Pozisyon Seçme Listesinde ilgili pozisyon seçilerek kalite kaydının dolu hali mail olarak yayınlanmasına izin verildiği alandır.

İç Dağıtımda (Grup ekle) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Kullanıcı Grubu Seçme Listesinde ilgili Kullanıcı Grubu seçilerek kalite kaydının dolu hali mail olarak yayınlanmasına izin verildiği alandır.

Dış Dağıtım: Kalite Kaydı formunun dolu halinin Müşteri/Tedarikçi/Sistemde tanımlı olmayan bir kişiye mail olarak yayınlanmasına izin verildiği alandır.

Dış Dağıtımda (Müşteri) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Müşteri Listesinde ilgili Müşteri seçilerek kalite kaydının dolu hali mail olarak yayınlanmasına izin verildiği alandır. Bu işlemin gerçekleşmesi için Müşterini sistemde mail adresinin tanımlı olması gerekir.

Dış Dağıtımda (Tedarikçi ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Tedarikçi Seç Listesinde ilgili Tedarikçi seçilerek kalite kaydının dolu hali mail olarak yayınlanmasına izin verildiği alandır. Bu işlemin gerçekleşmesi için Tedarikçinin sistemde mail adresinin tanımlı olması gerekir.

Dış Dağıtımda (Mail ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı olmayan bir kişiye kalite kaydının dolu hali mail olarak yayınlanmasına izin verildiği alandır. Bu işlemin gerçekleşmesi kişinin adı, soyadı ve mail adresinin yazılması yeterli olmaktadır.

Departman (Çoklu Seçim): Kalite Kaydı formunun ait olduğu departman bilgisinin sistemde tanımlı Departman Listesinde seçilebildiği alandır.

Kalite kaydı formun ilişkili olduğu işyeri bilgisi iş yeri alanında sistemde tanımlı İşyeri Seç Listesinde seçilir.

(Kullanıcı ekle )butonu tıklanarak Pozisyon Seçme listesinde İç Dağıtıma Kullanıcı ekleme işlemi gerçekleştirilir.

Dış Dağıtımda (Müşteri) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Müşteri Listesinde ilgili Müşteri seçilerek kalite kaydının dolu halinin Müşteriye mail olarak yayınlanması işlemin ilk aşaması gerçekleştirilir

Dış Dağıtımda (Tedarikçi ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı Tedarikçi Seç Listesinde ilgili Tedarikçi seçilerek kalite kaydının dolu hali Tedarikçi mail olarak yayınlanması işlemi ilk aşaması gerçekleştirilir

Dış Dağıtımda (Mail ) butonu tıklanınca sistemde tanımlı olmayan bir kişiye kalite kaydının dolu hali sistemde tanımlı olmayan bir kişiye mail olarak yayınlanmasına işlemi ilk aşaması gerçekleştirilir.

Departman(çoklu Seçim) alanında butonu ile Departman Seçme listesinde ilgili Departman seçilir.

İç Dağıtım ve Dış Dağıtım alanlarına kalite kaydının gönderileceği kişiler/ gruplar belirlenir.

Ardından; (görüntüle) butonu ile boş form bilgisayara indirilir.

Form üzerinde gereken alanlar doldurulur.

Oluşturulan kalite kaydı (dosya ekle) butonu ile Qdms’e geri yüklenir.

Yetki Matrisi” sekmesinden bu kayıt üzerinde hangi pozisyonların/ kullanıcı gruplarının “Okuma, Hazırlama/ Revize, Silme” yetkisi olması isteniyorsa sistemden seçilir.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Seçili olan kullanıcı grubundaki personelleri gösterir.

: Listeye pozisyon eklenir.

: Listeye kullanıcı grubu eklenir.

:Listede seçili olan pozisyondaki/ kullanıcı grubundaki yetkileri siler.

Klasöre yetki matrisi atamak için Pozisyon ekle butonuna tıklanır. Sistemde tanımlı olan Pozisyon listesinde yetki verilmek istenilen kullanıcılar için seçim yapılır. Hangi yetkiler verilmek isteniyorsa işaretlenir

Klasöre yetki matrisi atamak için Kullanıcı Grubu ekle butonuna tıklanır. Sistemde tanımlı olan Kullanıcı Grubu listesinde yetki verilmek istenilen kullanıcı grubu için seçim yapılır. Hangi yetkiler verilmek isteniyorsa işaretlenir

Son olarak (kaydet) butonu ile “Kalite Kaydı” oluşturulur ve dağıtım için seçilen kişi ya da gruplara e-posta olarak gönderilerek sistemde arşivlenir.

Oluşturulan kalite kaydı ekranda listelenir. İlgili formla ilgili yapılan tüm kalite kaydı işlemleri bu ekranda görüntülenir.

Kalite kayıtlarının oluşturulduktan sonra dağıtıma gitmeden önce onaya gitmesi isteniyorsa doküman yönetimi parametrelerinden “227. Kalite Kaydı Güncelleme işleminde onaya gönderilsin mi?” parametresi aktif edilir.

Sistem Altyapı/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ Akış Tanımlama ve Sistem Altyapı/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ /Rol Tanımlama menülerinden akışların kime gideceği ayarlanır. Bu kısımda Kalite Kaydı Onay Akışı için ilgili rol tanımlaması yapılır.

Onay Akışı kurgulanan Kalite Kaydının onaylaması gereken kişinin “Bekleyen işlerim “ sayfasında “Onaylaması Gereken Kalite Kayıtları” olarak görev oluşur.

1.2.5.2.Kalite Kaydının Onaylama

“Onaylaması Gereken Kalite Kayıtları” görevinde doküman kodu üzerine tıklandığında ilgili kalite kaydının bilgilerine ulaşılır. Açılan ekranda Kalite Kaydının ilgili görüntüleme, onaylama ve Reddetme işlemleri yapılır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Kalite Kaydı Formu görüntülenir.

: Kalite Kaydı Formu onaylanır.

: Kalite Kaydı Formu reddedilir.

Reddet butonu tıklanırsa ret nedeni yazılarak Kalite Kaydı Formu reddedilir. Kalite Kaydı formunu reddetme aşamasında Red nedenin girilmesi zorunludur.

Kalite Kaydı formu herhangi bir problem yoksa (onayla) butonuna tıklanarak, kalite kaydı formu onaylanılır.

1.2.5.3.Kalite Kaydı Raporu

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri/ Kalite Kaydı/ Kalite Kaydı Raporu

“Kalite Kaydı Raporu” menüsü ile tüm kalite kayıtlarına ait raporlar alınır. Kalite kaydı filtreleme seçeneği ile istenilen kriterlere göre rapor alınması sağlanır.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Kalite Kaydı görüntülenir.

(Görüntüle) butonu ile seçilen kalite kaydının formuna ulaşılır.

(Görüntüle) butonu ile seçilen kalite kaydına ulaşılır.

Excel’e aktar butonu ile Excel formatında Kalite Kaydı Listesi Raporu alınır.

1.1.1.Kalite Kayıtları İlgili Parametreler

Doküman Yönetimi Modülünde Kalite Kayıtları ilgili parametreleri Sistem Altyapı Tanımları/ Doküman İşlemleri/ Doküman Parametreleri menüsü tıklanarak görüntülenir.

Ekrandaki bulunan butonlar yardımıyla;

: Listede seçili parametre değiştirilir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılabilir.

: Veriler Excel’ e aktarılabilir.

Kalite Kaydı ilgili parametreleri ve açıklamaları;

17.Kalite kayıtlarında form yetkisi (D)ağıtım Matrisine, (Y)etki Matrisine, (H)er ikisinede: Kalite kayıtlarında form yetkisinin kimlere verileceğini gösterir. D seçilirse dağıtım matrisine, Y seçilirse yetki matrisine, H seçilirse her iki matrise de yetki verilmiş olur.

60.Kalite Kayıtlarını silebilecek personeller: Kalite kayıtlarını silme yetkisinin verileceği personellerin sicil no’su, parametre değeri olarak girilir.

61.Kalite Kayıtlarını sadece Kalite Kaydı sorumlusu silebilsin: Kalite kayıtlarını silme yetkisinin sadece kalite kaydı sorumlusuna ait olması istenirse parametre aktif edilir.

127.Kalite Kaydı yüklerken dosya adı denetimi yapılsın: Parametrenin değeri Evet yapılırsa sisteme kalite kaydı yüklerken, sistemin bize verdiği isimden başka bir isimle yüklemeye çalıştığımızda, Qdms bize izin vermeyecektir.

214.Kalite kayıtları dosya görüntülemede yetki kontrolü yapılsın mı (E/H):Kalite kayıtları dosya görüntülemede yetki kontrolü yapılsın isteniyorsa parametre değeri Evet seçilir.

227.Kalite Kaydı Güncelleme işleminde onaya gönderilsin mi?: Kalite kaydı işlemlerinde güncelleme işlemi yapılırken onaya gönderilip gönderilmeyeceğinin belirlendiği parametre değeridir. Parametre girilen parametre değeri Evet seçilerek aktif, yada Hayır seçilerekten Pasif edilir.

260.Kalite kayıtlarında PDF kullanılsın mı? (E/H): Parametre değeri “Evet” seçilirse Kalite kaydı olan bir dokümanın PDF olarak açılmasını sağlayan parametre değeridir.

282.Kalite kayıtlarında e-imza kullanılsın mı?: Kalite kayıtlarında dijital imza kullanılmasını sağlayan parametredir. Parametre değeri Evet seçilirse Kalite kayıtlarında e-imza kullanılır.

284.Kalite Kaydı Yazısı Font Büyüklüğü: Doküman Modülünde Kalite Kaydı Yazısı Font büyüklüğü bilgisinin girildiği parametre değeridir.

285.Kalite Kaydı Yazısı Font Rengi(0:Gri,1:Kırmızı,2:Açık Mavi,3:Yeşil,4:Sarı,5:Mavi): Doküman Modülünde Kalite Kaydı Yazısı Font renginin sayısal değer verilerek belirlendiği parametre değeridir. Örneğin: 0 sayısal değeri verildiğinde Kalite Kaydı Font rengi: Gri

286.Kalite Kaydı Yazısı Yeri(0:Üstte,7:Altta,4:Ortada): Doküman Modülünde Kalite Kaydı Yazısı Yerinin sayısal değerler verilerek belirlendiği parametre değeridir. Örneğin: 0 sayısal değeri verildiğinde Kalite Kaydı Yazısı Yeri: Üstte

287.Kalite Kaydı Yazısı Açısı: Doküman Modülünde Kalite Kaydı Yazısı Açısı bilgisinin girildiği parametre değeridir.

288.Kalite kaydında kullanılacak yazı: Doküman Modülünde Kalite Kaydında kullanılacak yazı bilgisinin girildiği parametre değeridir.